Elektronische Rechnungsstellung

Schnelligkeit, Transparenz und Sicherheit stehen für uns bei der gemeinsamen Zusammenarbeit an erster Stelle. Um Ihnen den bestmöglichen Service zu bieten und effiziente Abläufe zu gewährleisten, stellt Bilfinger seine Rechnungsabwicklung auf e-Invoicing um.

Die elektronische Rechnungsstellung wird phasenweise ausgerollt. Zurzeit können Sie elektronische Rechnungen an folgende Bilfinger Gesellschaften senden:

Für alle anderen Bilfinger Einheiten gelten die jeweils mit Ihrem Bilfinger Vertragspartner vereinbarten Regelungen.

Sendewege

Für die Übermittlung und Prüfung Ihrer Rechnungen haben wir die Firma Tradeshift als unseren Dienstleistungspartner ausgewählt. Tradeshift bietet verschiedene Möglichkeiten der elektronischen Rechnungsstellung, die wir Ihnen in Abhängigkeit der Häufigkeit der Rechnungen wie folgt empfehlen können:

> 200 Rechnungen im Jahr

per EDI Schnittstelle: Verbinden Sie Ihr ERP System mit Tradeshift und nutzen Sie so den automatischen Dokumententransfer unter der Verwendung von sicheren Datenübertragungsprotokollen (SFTP, FTPS) oder über Tradeshift API. Tradeshift unterstützt eine Vielzahl von Dokumentenformaten, bspw. CSV, EDIFACT, XML, etc.

< 200 Rechnungen im Jahr

Online über Tradeshift (siehe auch verschiedene Möglichkeiten zur Rechnungsstellung im Handbuch auf Seite 17)

  • PO-flip (Umwandlung einer erhaltenen elektronischen Bestellkopie in eine Rechnung)
  • Document Uploader/ CloudScan (Rechnungsdatei auf Tradeshift Plattform hochladen oder per Mail an eine individuelle CloudScan Mailadresse senden und anschließende Validierung der elektronisch umgewandelten Datei)
  • manuelle Erfassung der Rechnungsdaten in der Tradeshift Web-Oberfläche

 

Rechnungsstellung über Tradeshift nicht möglich

Insofern Ihnen die o.g. Sendewege nicht möglich sind, kontaktieren Sie bitte Ihren zuständigen Einkauf.

Onlineformular

Formelle Rechnungsanforderungen

Neben operativen Anforderungen (z.B. Tätigkeitsnachweise usw.) gelten folgende formelle Anforderungen an Rechnungsdokumente:

mit Bilfinger Bestellnummer

1)   Bestellnummer à 10-stellige Zahl beginnend mit 5xxxxxxxxx, ist von der durch Bilfinger zugesandten Bestellung abzulesen (ohne die ersten drei Zeichen, d.h. ab dem Schrägstrich, beginnend mit 53, 54, 55, 56, 57, 58, 59).
Je Rechnung kann nur eine Bestellnummer abgerechnet werden.

2)    Bestellpositionsnummer/Purchase Order Line Number àgemäß Bestellung, 5-stellig mit führenden Nullen, z.B. 00010) (siehe Beispiel unten)

1a)  falls vorhanden zusätzlich die Leistungserfassungsnummer beginnend mit 1xxxxxxxxx (10-stellig).
Je Rechnung kann nur eine Leistungserfassungsnummer abgerechnet werden.
 

ohne Bilfinger Bestellnummer

Bilfinger Kostenstelle
oder Bilfinger Auftragsnummer
oder Bilfinger PSP-Element


Zusätzlich validieren wir folgende Angaben gegen Ihre bei uns hinterlegten Stammdaten.

  • Umsatzsteueridentifikationsnummer oder Steuernummer (in Ihrem Tradeshift-Profil zu pflegen),
  • Bankdaten für die Überweisung (nur eine Bankverbindung zur Zahlung angeben)

Selbstverständlich sind auch die lokalen steuerlichen Voraussetzungen zu beachten, z.B. §14 UStG in Deutschland.

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