Prozessautomatisierung: Mit smarten Apps zu schlanken Prozessen

Zu den täglichen Aufgaben von Mitarbeitern einer Industrieanlage gehört die Dokumentation aller Abläufe und Prozesse sowie die Planung von Arbei­ten, beispielsweise bei der Instandhaltung von Anlagen. Damit dabei keine Fehler entstehen, ist es wichtig, dass diese Aufgaben ohne großen Aufwand und unkompliziert erledigt werden können. Besonders gut funktioniert das mit smarten Apps.

Sie ermöglichen eine papierlose Dokumentation, schnelle Fehlermeldungen und schlanke Prozesse ohne Doppelaufwand: mobile Apps, die vor Ort in der Anlage bedient und Informationen direkt in das SAP-System übertragen können. Die Bilfinger Engineering & Maintenance GmbH hat in ihrem Geschäftsbereich Digital Solutions eine Reihe solcher Apps entwickelt. Zum Angebot gehören unter anderem Anwendungen zur effizienten Dokumentation und Planung von Instandhaltungsarbeiten sowie zur Verbesserung der Dokumentation der Arbeitssicherheit.

„Mithilfe der Apps liefern wir unseren Kunden eine hochwertige Dokumentation der ausgeführten Arbeiten und Arbeitssicherheitsmaßnahmen“, sagt Oliver Wichmann, Leiter Geschäftsbereich Digital Solutions. „Der große Vorteil: Durch die digitalen Lösungen stehen alle Daten zeitnah in hoher Qualität zur Verfügung.“ Einen besonderen Schwerpunkt legt Bilfinger bei der Entwicklung der Apps auf eine leichte und intuitive Bedienbarkeit. Denn so sparen die Mitarbeiter bei der Dokumentation viel Zeit – und der Kunde Geld. Darüber hinaus sind die Bedürfnisse der Anwender ausschlaggebend: „Die Apps sind bei unseren Kollegen weltweit im Einsatz – und diese geben uns regelmäßig Feedback“, erklärt Wichmann. „So können wir die Anwendungen stetig weiterentwickeln und verbessern.“

„EXTREM EINFACH UND INTUITIV“

Wenn Markus Schröder in der Werkshalle auf seinem Mobiltelefon tippt, ist dies für viele ein noch ungewohntes Bild. „Tatsächlich mussten wir einige unserer Kunden erst davon überzeugen, dass die Eingabe auf einem Smartphone nicht privaten Zwecken dient, sondern zu unserer Arbeit gehört“, sagt der Elektromeister von Bilfinger Maintenance am Standort Düren/Hoffsümmer. „Denn eine Dokumentation geleisteter Arbeiten mithilfe eines Handys ist bei vielen unserer Kunden noch vergleichsweise selten.“

Das Team von Markus Schröder greift dabei insbesondere auf die App BMC@Work zu, in der die zu erledigenden Aufträge angezeigt und bearbeitet werden können. Um die App zu nutzen, erhielten alle Teammitglieder zunächst ein Mobiltelefon mit der vorinstallierten App und eine Schulung. „Die Bedienung der App ist aber extrem einfach und intuitiv“, sagt Schröder. „Daher war die Einarbeitungszeit sehr kurz. Jeder, der mit einem Smartphone zurechtkommt, kann auch diese App nach einer Einweisung bedienen.“

Herausfordernder war es, die entsprechenden Prozesse anzulegen. Und da es das Ziel ist, in einigen Jahren komplett papierlos zu arbeiten, wurden am Standort Düren/Hoffsümmer nicht nur die Handy-Applikationen BMC@Work und BMC@Check, sondern auch gleich die Webanwendungen BMC@Note und BMC@Schedule eingeführt. „Unsere Vorstellung ist, dass der Kunde zukünftig Meldungen online über BMC@Note einstellt, wir diese in Aufträge überführen und dann über BMC@Schedule in die Planung geben. Von dort gehen die Aufträge an die Mitarbeiter, die sie bearbeiten und über BMC@Work dokumentieren“, sagt Jörg Stieglitz, der als Rollout- und Change-Manager die Einführung der digitalen Lösungen bei Bilfinger Maintenance begleitet hat. „Und am liebsten würden wir die dabei erzeugten Daten nicht nur komplett automatisiert in unser eigenes SAP-System überführen, sondern auch eine direkte Schnittstelle zum System des Kunden herstellen, damit alle benötigten Dokumente digitalisiert ausgetauscht werden können.“

Bis es so weit ist, sind bei verschiedenen Prozessen noch Papierdokumente nötig, um die Anforderungen des Qualitätsmanagements einzuhalten. 

Doch der Weg zu einer papierlosen Zusammenarbeit ist vorbestimmt: „Die App ermöglicht heute schon elektronische Unterschriften – und zwar sowohl vom Handwerker als auch vom Kunden, so dass wir hier schon deutlich schneller, effizienter und nachhaltiger unterwegs sind“, sagt Jörg Stieglitz. „Und die Apps sind sehr flexibel ausgerichtet, so dass die Berichte passgenau auf die Anforderungen der Kunden zugeschnitten werden können.“

Jeder, der mit einem Smartphone zurechtkommt, kann auch diese App nach einer Einweisung bedienen.“

Markus Schröder, Bilfinger Engineering & Maintenance

Die hohe Flexibilität der Apps schätzt auch Markus Schröder. Rundgänge und neu zu wartende Komponenten können mit wenig Aufwand angelegt bzw. verändert werden. Eine ständige Aktualisierung der App stellt sicher, dass alle Mitarbeiter auf den gleichen Stand zugreifen und in Echtzeit über Veränderungen informiert sind. „Dadurch steigt die Transparenz enorm und Fehler sowie Missverständnisse reduzieren sich deutlich“, sagt Markus Schröder.

Die vielen Vorteile der Apps haben wesentlich dazu beigetragen, dass die Mitglieder von Schröders Team BMC@Work gerne nutzen. Statt umständlich Papierformulare auszufüllen, dokumentieren sie ihre Arbeiten nun mit ein paar Klicks und pflegen mittlerweile auch selbstständig neue Aufträge in das System ein. „Die meisten Mitarbeiter erkennen sofort die Erleichterung, die sie mit der App haben“, sagt Jörg Stieglitz. „Und die anderen brauchen manchmal noch eine Phase des Ausprobierens, damit sich ein Aha-Effekt einstellt. Aber unsere Erfahrungen bei der Einführung der Apps zeigen immer wieder: Erläutert man den Mitarbeitern die vielen Möglichkeiten, die durch den Einsatz von Apps entstehen, wollen sie auf die digitalen Lösungen schon bald nicht mehr verzichten.“


Ihr Kontakt bei Fragen:

Oliver Wichmann
Leiter Geschäftsbereich  
Digital Solutions
Tel. +49 178 8568003
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